Warum DATEV allein nicht reicht – und wie Sie das Maximum aus Ihrer Software herausholen

Einleitung

DATEV gilt als das digitale Rückgrat vieler Kanzleien und Unternehmen im Bereich Rechnungswesen, Steuern und Lohnabrechnung. Doch trotz seiner Funktionsvielfalt bleibt das volle Potenzial der Software in der Praxis häufig ungenutzt. Die Ursachen sind vielseitig: mangelnde Schulung, fehlende interne Strukturen, oder die Annahme, dass DATEV von selbst funktioniert.

In diesem Beitrag beleuchten wir detailliert, warum DATEV allein nicht reicht, welche strukturellen und fachlichen Voraussetzungen es braucht, um die Software wirklich effizient zu nutzen, und wie externe Expertise dabei helfen kann, aus einem Standard-Tool ein strategisches Instrument zu machen.

Die großen Missverständnisse rund um DATEV

1. „DATEV ist selbsterklärend“

Viele Entscheider:innen gehen davon aus, dass DATEV sich intuitiv erschließt. Tatsächlich handelt es sich um ein modulares System mit enormer Tiefe. Wer glaubt, man könne es nebenbei lernen, riskiert fehlerhafte Buchungen, inkonsistente Daten und ineffiziente Arbeitsabläufe.

2. „Einmal installiert, läuft es von allein“

Software-Installation ersetzt keine Prozessdefinition. Ohne klare Verantwortlichkeiten, Rollenverteilungen und abgestimmte Workflows bleibt selbst die beste Software wirkungslos.

3. „Schulung ist eine einmalige Angelegenheit“

DATEV entwickelt sich kontinuierlich weiter. Neue Module, gesetzliche Änderungen und digitale Schnittstellen erfordern fortlaufende Weiterbildung – nicht nur bei neuen Mitarbeitenden, sondern im gesamten Team.

Technische Mächtigkeit trifft auf organisatorische Realität

DATEV stellt mit Modulen wie „Rechnungswesen“, „Lohn und Gehalt“, „Unternehmen online“ oder „Kanzlei-Rechnungswesen“ ein umfassendes Portfolio bereit. Doch:

• Viele Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen.
• Schnittstellen zu DMS- oder ERP-Systemen werden nicht ausgeschöpft.
• Automatisierungspotenzial bleibt ungenutzt.

Praxisbeispiel: In einem mittelständischen Unternehmen wurden Eingangsrechnungen manuell verarbeitet, obwohl DATEV Unternehmen online die vollständige digitale Abbildung erlaubt hätte. Erst durch eine Prozessberatung wurde dieses Potenzial erschlossen – mit Einsparungen von ca. 40 Stunden pro Monat.

Voraussetzungen für eine effiziente DATEV-Nutzung

1. Klare Rollenverteilung

Wer ist für die Pflege der Stammdaten verantwortlich? Wer kontrolliert Buchungen? Wer bearbeitet offene Posten? Ohne definierte Zuständigkeiten entstehen Lücken und Fehler.

2. Dokumentierte Prozesse

Einheitliche Workflows sorgen dafür, dass Aufgaben nachvollziehbar und standardisiert abgearbeitet werden. Besonders in wachsenden Teams ist dies unerlässlich.

3. Kontinuierliche Weiterbildung

Ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende reicht nicht. Vielmehr braucht es eine Kultur der Weiterbildung – durch interne Schulungen, externe Coachings oder digitale Lernplattformen wie MyDatevMentor.

4. Prozessoptimierung durch externe Perspektive

Ein externer Blick auf bestehende Abläufe deckt Optimierungspotenziale auf, die intern oft übersehen werden.

Wie externe DATEV-Expert:innen echte Mehrwerte schaffen

Analyse und Audit

Ein strukturierter Soll-Ist-Vergleich zeigt, welche Funktionen sinnvoll genutzt werden und wo Reibungsverluste entstehen.

Entwicklung individueller Schulungskonzepte

Statt standardisierter Seminare bieten erfahrene Coaches abgestimmte Schulungsformate – angepasst an Kenntnisstand, Unternehmensgröße und Branchenspezifik.

Begleitung bei der Prozessdigitalisierung

Von der Belegerfassung über den Freigabeprozess bis zur Auswertung: DATEV bietet digitale Tools, doch diese müssen implementiert und verstanden werden.

Interne Entlastung

Gerade in kleinen Teams ist die Unterstützung durch externe Fachleute ein Hebel für Geschwindigkeit, Qualität und Rechtssicherheit.

Typische Herausforderungen – und wie man sie überwindet

Herausforderung	Lösung
Mitarbeitende verwenden DATEV unterschiedlich	Standardisierung durch Schulung & Dokumentation
Fehlerhafte Buchungen durch Unkenntnis	Individuelles Coaching und klare Checklisten
Schnittstellen werden nicht genutzt	Integration durch technische Beratung
Keine Zeit für Weiterbildung	Digitale Selbstlernprogramme mit Zeitspar-Effekt

Fazit: Von der Software zur echten Lösung

DATEV ist nicht die Lösung – sondern das Werkzeug. Die eigentliche Lösung entsteht erst durch fachlich kompetente Menschen, strukturierte Prozesse und eine Strategie, die Digitalisierung ernst nimmt. Wer diese Faktoren kombiniert, macht aus einem komplexen Tool einen Wettbewerbsvorteil.