5 typische Fehler bei der Nutzung von DATEV – und wie Sie sie vermeiden

Einleitung

DATEV ist in vielen Unternehmen und Kanzleien unverzichtbar – doch wie effizient es genutzt wird, entscheidet sich im Alltag. Immer wieder erleben wir, dass sich trotz guter Absichten grundlegende Fehler einschleichen, die Arbeitsabläufe verlangsamen, Fehlerquellen vergrößern und das volle Potenzial der Software blockieren.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen die fünf häufigsten Fehler im Umgang mit DATEV aus der Praxis und gibt Ihnen praxiserprobte Empfehlungen, wie Sie diese nachhaltig vermeiden können. Ziel ist es, nicht nur Fehler zu identifizieren, sondern konkrete Strategien für eine bessere, effizientere Nutzung zu entwickeln.

Fehler 1: Fehlende Struktur im Belegfluss

Viele Unternehmen digitalisieren ihre Belege zwar, verzichten aber auf einen definierten Workflow. Das Ergebnis: Dateien liegen unsortiert im System, Freigaben verzögern sich, doppelte oder vergessene Buchungen häufen sich.

Wie Sie es besser machen:

• Etablieren Sie feste Belegpfade (z. B. mit Unternehmen online)
• Definieren Sie Verantwortlichkeiten für Erfassung, Freigabe und Buchung
• Nutzen Sie automatische Workflows zur Freigabe und Kommentierung

Tipp: DATEV Unternehmen online bietet vorkonfigurierte Workflows, die individuell angepasst werden können – besonders effizient bei monatlichen Fixbuchungen oder wiederkehrenden Vorgängen.

Fehler 2: Unklare Zuständigkeiten im Team

Wer darf buchen? Wer prüft offene Posten? Wer legt Konten an? Ohne klare Zuständigkeiten entstehen Unsicherheiten, Verantwortungsdiffusion und letztlich Fehler. Besonders kritisch ist das in wachstumsstarken Unternehmen mit hoher Mitarbeiterfluktuation.

Wie Sie es besser machen:

• Erstellen Sie ein Zuständigkeitsdiagramm für alle DATEV-Prozesse
• Arbeiten Sie mit Benutzerrollen und -rechten in DATEV
• Schulen Sie jede Rolle gezielt, z. B. „Buchungskraft“, „Teamleitung“, „Controlling“

Fehler 3: Fehlendes Wissen zu DATEV-Funktionen

Viele Mitarbeitende nutzen nur einen Bruchteil der vorhandenen Funktionen. Funktionen wie Automatisierungen, Vorlagen, Suchfunktionen oder Auswertungswerkzeuge bleiben ungenutzt – obwohl sie gerade im Alltag wertvolle Erleichterungen bieten.

Wie Sie es besser machen:

• Führen Sie regelmäßige interne Schulungen durch
• Nutzen Sie digitale Lernplattformen (z. B. MyDatevMentor)
• Erstellen Sie interne „Mini-Guides“ für typische Szenarien (z. B. Mahnwesen, Buchung von Eingangsrechnungen)

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen konnte durch den Einsatz von Buchungsvorlagen für wiederkehrende Geschäftsfälle den Buchungsaufwand um 30 % reduzieren.

Fehler 4: Vernachlässigung von Schnittstellen

DATEV bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Anbindung externer Systeme: DMS, Zeiterfassung, Warenwirtschaft oder Banking. Werden diese Schnittstellen nicht oder falsch genutzt, entstehen manuelle Zusatzarbeiten oder Medienbrücken (z. B. Ausdrucke + manuelle Erfassung).

Wie Sie es besser machen:

• Prüfen Sie alle Prozesse auf Schnittstellenmöglichkeiten
• Binden Sie relevante Systeme frühzeitig in die Prozessplanung ein
• Holen Sie sich externe Unterstützung zur technischen Integration

Fehler 5: Keine laufende Qualitätskontrolle

Oft fehlt eine regelmäßige Überprüfung der Datenqualität in DATEV: fehlerhafte oder doppelte Buchungen, unvollständige Stammdaten, nicht zugeordnete Belege. Die Folge: erhöhter Aufwand bei Prüfungen und Reporting.

Wie Sie es besser machen:

• Richten Sie monatliche Qualitäts-Checklisten ein (z. B. offene Posten, Sachkontenabstimmung)
• Führen Sie interne Audits durch
• Arbeiten Sie mit Fehlermeldungsprotokollen und Zuständigkeiten

Fazit: Kleine Fehler, große Wirkung

Viele der genannten Fehler wirken auf den ersten Blick banal – doch ihre Wirkung entfaltet sich über Wochen und Monate. Wer DATEV wirklich effizient nutzen will, muss Strukturen, Verantwortlichkeiten und Qualität in den Mittelpunkt stellen.

Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern um kontinuierliche Verbesserung. Und genau dabei unterstützen wir Sie gern.