SKR45 & DATEV: Buchhaltung für soziale Einrichtungen

Die Anforderungen an die Buchhaltung sozialer Einrichtungen sind hoch. Dies gilt nicht nur in Bezug auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern auch wegen spezieller Vorschriften, die für gemeinnützige Organisationen, Pflegeeinrichtungen oder kirchliche Träger gelten.

Genau hier kommt der SKR45-Kontenrahmen ins Spiel. Der SKR45-Kostenrahmen stellt eine speziell entwickelte Struktur für die Buchhaltung im sozialen Bereich dar. In Kombination mit DATEV und der richtigen Beratung wird daraus ein leistungsstarkes System, das soziale Träger optimal unterstützt.

Warum ist eine rechtssichere Buchführung für soziale Einrichtungen unverzichtbar?

Für soziale Einrichtungen ist die ordnungsgemäße Buchführung nicht nur ein formaler Akt, sondern sie erfüllt auch weit mehr als eine bloße Verwaltungsfunktion. Sie ist eine gesetzlich verankerte Notwendigkeit. Die Buchführung ist dabei nicht nur ein zentrales Instrument der Rechenschaft und Kontrolle, sondern dient auch der rechtlichen Absicherung gegenüber Finanzbehörden, Fördermittelgebern und internen Aufsichtsorganen.

Wer öffentliche Mittel in Anspruch nimmt, Spenden sammelt oder als gemeinnützig anerkannt ist, muss den Einsatz dieser Mittel jederzeit transparent und prüfungssicher nachweisen können. Insbesondere die Vorgaben der Abgabenordnung (§§ 51 ff. AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verpflichten Träger dazu, eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit sicherzustellen.

Zudem verlangen Zuwendungsbescheide, Prüfungsrichtlinien von Fördermittelgebern sowie Aufsichtsbehörden der Länder und Kommunen zunehmend strukturierte Nachweise. Fehler in der Buchführung, etwa bei der Mittelverwendung oder der Abgrenzung von wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und ideellem Bereich, können weitreichende Folgen haben. Diese reichen bis hin zum Verlust der Gemeinnützigkeit, Rückforderungen oder dem Vorwurf der Untreue.

Komplexe Anforderungen an die Buchhaltung im sozialen Sektor

Soziale Träger sind in ihrer wirtschaftlichen Struktur häufig komplex. Sie vereinen Tätigkeiten in verschiedenen Bereichen, beispielsweise Pflege, Beratung, Bildung oder Eingliederungshilfe, und müssen diese rechtlich sauber voneinander abgrenzen. Diese Einrichtungen haben es aus diesem Grund mit einem besonders differenzierten Tätigkeitsfeld zu tun.

Hinzu kommt, dass viele Einrichtungen projektbezogene Fördermittel aus verschiedenen Quellen erhalten. Diese Mittel sind zweckgebunden und unterliegen umfangreichen Nachweispflichten. Die Zuwendungsgeber erwarten eine transparente Mittelverwendung mit eindeutiger Zuordnung der Kosten zu den geförderten Projekten. Dies erfordert eine Buchhaltung, die nicht nur rechtlich einwandfrei ist, sondern auch detaillierte Kostenstellen, Projektkonten und Berichtsfunktionen abbilden kann.

Hohe Anforderungen an Buchhaltung

Darüber hinaus stellen auch externe Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer, Zuwendungsgeber oder die öffentliche Hand hohe Anforderungen an die Dokumentation und Struktur der Buchführung. Eine unübersichtliche oder nicht prüfungssichere Buchhaltung kann nicht nur zu Rückfragen, sondern auch zu Rückforderungen oder dem Entzug von Fördermitteln führen.

Eine professionelle Buchhaltung und der passende Standardkontenrahmen (SKR) müssen diesen Anforderungen und Eigenheiten gerecht werden. Der SKR ist ein vorgegebenes Ordnungssystem für die Buchführung. Die Buchhaltung muss nicht nur rechtssicher dokumentieren, sondern auch flexibel auf neue Anforderungen reagieren können, beispielsweise bei projektbezogener Mittelverwendung, Rücklagenbildung oder der Trennung von Eigen- und Drittmitteln.

Was ist der SKR45?

Der Standardkontenrahmen SKR45 ist ein speziell für soziale und gemeinnützige Organisationen entwickeltes Instrument zur Abbildung der Buchführung. Er wurde vom Bundesverband der Freien Wohlfahrtspflege in enger Zusammenarbeit mit der DATEV eG konzipiert, um den besonderen rechtlichen, fördertechnischen und organisatorischen Anforderungen im sozialen Sektor gerecht zu werden. Dabei zielt der SKR45 nicht lediglich auf eine technische Strukturierung der Konten ab, sondern auf die Schaffung einer Buchführungsgrundlage, die die Einhaltung der Vorschriften der Abgabenordnung, der Zuwendungsrichtlinien öffentlicher Geldgeber sowie der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ermöglicht und erleichtert.

Unterschied zum SKR03 und SKR04

Im Gegensatz zu allgemeinen Standardkontenrahmen wie dem SKR03 oder SKR04 berücksichtigt der SKR45 die spezifische Mehrdimensionalität sozialer Einrichtungen. So erlaubt er die differenzierte Abbildung von Einnahmen aus öffentlichen Zuschüssen, projektbezogenen Fördermitteln, Spenden und Entgelten für Leistungen im Zweckbetrieb. Dabei werden die einzelnen Tätigkeitsbereiche einer Organisation, wie ambulante Dienste, stationäre Einrichtungen, Bildungsmaßnahmen oder Eingliederungshilfe, buchhalterisch klar voneinander getrennt. Diese Trennung ist nicht nur im Sinne interner Steuerung und Kostenkontrolle bedeutsam, sondern auch aus steuerrechtlicher Sicht erforderlich, da unterschiedliche Tätigkeitsbereiche abweichenden steuerlichen Regelungen unterliegen.

Besonders hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang die zwingende Unterscheidung zwischen dem ideellen Bereich, dem steuerlich begünstigten Zweckbetrieb, der Vermögensverwaltung und dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Der SKR45 bietet hierfür eine klar strukturierte Zuordnung der Buchungskonten. Somit können gemeinnützige Einrichtungen ihre Mittelverwendung dokumentieren, ohne gegen steuerliche Vorschriften zu verstoßen oder die Anerkennung der Gemeinnützigkeit zu gefährden.

Warum DATEV ideal für soziale Einrichtungen ist

Die Kombination aus dem Standardkontenrahmen SKR45 und den Softwarelösungen der DATEV eG bietet sozialen Einrichtungen eine leistungsfähige, strukturierte und rechtssichere Grundlage für die gesamte Finanzbuchhaltung. Beide Systeme ergänzen sich ideal: Der SKR45 bringt die im sozialen Sektor notwendige fachliche und steuerrechtliche Differenzierung mit, während die DATEV die technische Infrastruktur zur digitalen Umsetzung, Auswertung und Archivierung bereitstellt.

Gemeinsam ermöglichen sie eine moderne Buchhaltung, die nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern auch die interne Steuerung, das Fördermittelmanagement und externe Prüfungen nachhaltig erleichtert.

1. Transparente und auswertbare Buchführung im Tagesgeschäft

Die korrekte und transparente Darstellung der Mittelverwendung ist im gemeinnützigen Bereich keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Finanzamt, Zuwendungsgeber und Aufsichtsbehörden verlangen Nachweise darüber, dass Fördermittel und Spenden zweckentsprechend verwendet und ordnungsgemäß verbucht wurden. Mit DATEV lassen sich sämtliche Buchungsvorgänge nachvollziehbar dokumentieren, zentral erfassen und in standardisierten sowie individuell anpassbaren Berichtsformaten auswerten.

In Kombination mit dem SKR45 werden die Einnahmen und Ausgaben den jeweils relevanten steuerlichen Bereichen (ideeller Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb oder Vermögensverwaltung) korrekt zugeordnet. Das schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Klarheit gegenüber internen Gremien wie Vorstand, Geschäftsführung oder Wirtschaftsprüfung.

2. Abbildung komplexer Organisations- und Finanzierungsstrukturen

Viele soziale Träger arbeiten heute in vielfältigen Tätigkeitsfeldern, teils unter verschiedenen Rechtsformen oder Trägergesellschaften. Hinzu kommt häufig eine Förderung durch mehrere Stellen, zum Teil projektbezogen mit unterschiedlichen Abrechnungs- und Nachweiszeiträumen. DATEV ermöglicht die parallele Buchführung für mehrere Buchungskreise, Standorte oder Projekte, ohne dass die Übersichtlichkeit leidet.

Durch die systematische Integration mit dem SKR45 lassen sich individuelle Kostenstellen und Konten logisch zuordnen. So können beispielsweise Pflegesätze in stationären Einrichtungen, Projektzuschüsse in der Eingliederungshilfe oder Spendenkampagnen im Fundraising getrennt voneinander, aber dennoch im Verbund systematisch verwaltet werden. Diese differenzierte Buchung ist eine zentrale Voraussetzung für eine prüfungssichere Mittelverwendung und zur Wahrung der Gemeinnützigkeit gemäß §§ 51 ff. AO.

3. Effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Aufsichtsorganen

Ein wesentlicher Vorteil von DATEV besteht in der sicheren und vollständig digitalen Zusammenarbeit mit Steuerberatungsbüros und Wirtschaftsprüfern. Über „DATEV Unternehmen online” lassen sich Eingangs- und Ausgangsbelege digital erfassen, kontieren, archivieren und in Echtzeit an die Steuerkanzlei oder die eigene Buchhaltung übermitteln. Die Prüfung papiergebundener Belege sowie das manuelle Nachreichen von Unterlagen entfallen. Zudem erfüllt die Archivierung innerhalb des Systems die Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gemäß den GoBD. Für soziale Einrichtungen bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Prüfungsvorbereitungen und eine klare Dokumentation, die internen sowie externen Stellen standhält.

4. Rechtskonformität in der digitalen Rechnungsstellung: Vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr unter Unternehmern zu empfangen und in strukturierter Form zu verarbeiten. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 14 Absatz 2 Satz 2 des Umsatzsteuergesetzes in Verbindung mit § 27 Absatz 38 UStG. Sie betrifft ausdrücklich auch gemeinnützige Organisationen, sofern sie unternehmerisch tätig sind, beispielsweise im Rahmen eines Zweckbetriebs oder wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Die betroffenen Einrichtungen müssen sicherstellen, dass sie über technische Systeme verfügen, mit denen elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen, verarbeitet und archiviert werden können.

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgabe zur E-Rechnungspflicht kann erhebliche Folgen nach sich ziehen. Dazu gehören unter anderem der Ausschluss von zukünftigen öffentlichen Aufträgen, die Verzögerung oder Ablehnung von Zahlungen sowie bei systematischer Missachtung auch haftungsrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung. Gleichzeitig entsteht bei vielen sozialen Trägern Unsicherheit, ob ihre vorhandenen Buchhaltungslösungen den neuen Anforderungen genügen.

DATEV bietet hier eine rechtssichere und praxisbewährte Lösung. Die Software ist vollständig kompatibel mit den gesetzlich geforderten Rechnungsformaten und erfüllt sämtliche Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen. Einrichtungen, die bereits mit DATEV arbeiten oder eine Umstellung auf DATEV planen, sind damit auf der sicheren Seite.

Der richtige Zeitpunkt zum Handeln: Einführung und Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Für soziale Organisationen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die bestehende Buchhaltungsstruktur zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Die rechtliche Verpflichtung zur E-Rechnung ist nämlich nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch eine Aufforderung zur Modernisierung der gesamten digitalen Buchführungsprozesse. Wer frühzeitig handelt, vermeidet operative Engpässe, reduziert rechtliche Risiken und sichert die langfristige Förder- und Zahlungsfähigkeit seiner Organisation.

Die Sayinc Consulting GmbH unterstützt Sie mit erfahrenen Beratern umfassend bei der rechtssicheren Umsetzung dieser Anforderungen und der Einführung des SKR45. In einem unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir Ihre Ausgangslage, identifizieren mögliche Schwachstellen und entwickeln mit Ihnen gemeinsam einen konkreten Umsetzungsplan für die elektronische Rechnungsverarbeitung mit DATEV. So stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zukunftsfest aufgestellt ist.

Vorteile der Einführung von DATEV und Projektverlauf mit Sayinc & Kollegen

Der Wechsel auf DATEV ist mehr als eine reine Softwareumstellung – er bedeutet den Aufbau eines zukunftssicheren, digitalen Rechnungswesens. Gerade für soziale Einrichtungen, die bisher mit heterogenen oder veralteten Systemen arbeiten, stellt die Migration auf eine einheitliche und GoBD-konforme Buchhaltungslösung eine strategische Entscheidung dar. Eine so bedeutende Umstellung, sollte entsprechend von erfahrenen Experten begleitet werden. 

Die Berater von Sayinc & Kollegen begleiten Sie dabei ganzheitlich: In einem unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir Ihre Ausgangslage, identifizieren mögliche Schwachstellen und entwickeln mit Ihnen gemeinsam einen konkreten Umsetzungsplan für die elektronische Rechnungsverarbeitung mit DATEV. Anschließend erfolgt die Einführung des SKR45 unter Berücksichtigung der Anforderungen von Fördermittelgebern, internen Gremien und externen Prüfern. Die Integration in die digitale DATEV-Umgebung – inklusive Kostenstellenrechnung, Projektkonten, XRechnung, ZUGFeRD und Verwendungsnachweisen – wird durch unsere erfahrenen DATEV-Berater individuell auf Ihre Einrichtung abgestimmt. Wir schulen Ihre Mitarbeitenden praxisnah und sorgen für eine reibungslose Umstellung ohne Ausfallzeiten. Ziel ist eine durchgängige, prüfungssichere und förderfähige Buchhaltungsumgebung, die Ihnen jederzeit Transparenz und Rechtssicherheit bietet – intern wie extern.

Der klassische Projektverlauf

Phase 1: Konzeption

In dieser Phase wird die vorhandene Software- und Prozesslandschaft aufgenommen und dokumentiert. Gleichzeitig werden gemeinsam die Soll-Prozesse festgelegt, die mit einer Einführung von DATEV möglich werden. Außerdem wird in dieser Phase festgelegt, über welchen Weg künftig die E-Rechnungen in die Buchhaltung gelangen, ob und mit welcher Software Belege von Bestellern ein- oder mehrstufig freizugeben sind, und wie möglichst alle Belegbilder in der Buchhaltung gelangen. 

Phase 2: Einrichtung der Programme

Nach Bestellung und Zurverfügungstellung der Software müssen die Stammdaten des Unternehmens entsprechend der Konzeption angelegt werden. Dies erfolgt gemeinsam, um möglichst frühzeitig mit dem Know-how-Transfer an die Anwender zu beginnen, und in der Konzeptionsphase vertagte Details einzurichten.

Phase 3: Tests und Schulungen

Mit einem angelegten Mandanten in DATEV sind nun verschiedene Tests möglich. Zu den Wichtigsten gehören die Schnittstellentests. Häufig behalten Kunden ihre branchenspezielle Software (Klientenverwaltung und Fakturierung) bei, und lassen diese an die DATEV Finanzbuchhaltung anbinden. Viele Anbieter haben auch standardisierte DATEV-Schnittstellen, so daß hier keine größeren Investitionen anfallen. Um höchstmögliche Sicherheit im Echtbetrieb zu haben, sollte dies in der Testphase ausreichend getestet werden.

Gleichzeitig können erste Schulungen beginnen, um die Anwender der künftigen Software wieder ein Stück näher zu bringen.

Phase 4: Datenmigration und Go Live 

Neben den prozessualen Änderungen, die sich zum Go Live auswirken, ist die Datenmigration das wichtigste Ereignis zum Go Live. Dies ist die Königsklasse, die nur absoluten Experten vorbehalten sein sollte. Sie will gut geplant, und ebenso gut umgesetzt sein, um jegliches Datenchaos zu vermeiden. Sayinc & Kollegen arbeitet hier mit Experten und Tools, die sich bereits vielfach in der Vergangenheit bewährt haben. 

Phase 5: Nachbetreuung und Dokumentation

Zum Echtstart werden die Kunden live oder remote eng begleitet. Aufkommende Fragen oder Herausforderungen werden zeitnah bearbeitet. Je nach Bedarf werden Dokumentationen für bestimmte Prozesse erstellt, die benötigt werden, bis sich das Wissen gefestigt hat.

Vorteile der DATEV-Einführung auf einem Blick

• Die einfache Anbindung von viele externen Programmen sorgt für mehr Datenqualität und Effizienz:
  • Branchensoftware von Anbietern wie Medifox DAN, Connext Vivendi, Heimbas, CuraSoft
  • Programme wie Flowwer, Candis und Cisbox als Software für die automatisierte E-Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) mit Fokus auf Eingangsrechnungen
  • Software für Personalabrechnung
• Das Buchen der Bankkonten auf Basis von elektronisch zur Verfügung gestellten Kontoauszügen inkl. Vorschlagsassistenten spart Zeit und reduziert Fehler
• Viele Möglichkeiten für Wissensauf- und -ausbau (Seminare, Webinare, Beratung online, Beratung vor Ort, Steuerkanzlei für Mentoring
• Standardisierte und somit verlässliche Auswertungen für Stakeholder
• Mit DATEV finden Sie gut ausgebildetes Personal einfacher und schneller
• Reibungslose Prozesse bei Jahresabschluß und Folgeprozessen
• Transparente Lizenzgebühren
• Skalierbare Hostinglösungen für Remotearbeit oder IT-Outsourcing

Fazit: Buchhaltung im sozialen Bereich – sicher und effizient mit SKR45 & DATEV

• Die regulatorischen Anforderungen steigen: Soziale Einrichtungen unterliegen zunehmender Kontrolle durch Finanzämter, Fördermittelgeber und Aufsichtsbehörden. Die Einhaltung der Abgabenordnung und der GoBD ist gesetzlich verpflichtend.
• Die E-Rechnungspflicht besteht seit 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch gemeinnützige Träger elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wer nicht vorbereitet ist, riskiert Verzögerungen, Zahlungsausfälle oder den Ausschluss von Förderungen.
• Die Gemeinnützigkeit steht auf dem Spiel: Fehlerhafte Buchführung, nicht nachvollziehbare Mittelverwendung oder fehlende Bereichstrennung können zur Aberkennung der steuerlichen Gemeinnützigkeit führen – mit gravierenden finanziellen und rechtlichen Folgen.
• Der SKR45 bietet die passende Struktur: Der speziell entwickelte Standardkontenrahmen erfüllt die komplexen Anforderungen sozialer Organisationen. Er sorgt für klare Trennung, prüfungssichere Nachweise und eine saubere Abbildung von Fördermitteln und Rücklagen.
• DATEV ermöglicht rechtssichere, digitale Umsetzung: Mit DATEV schaffen Sie ein GoBD-konformes, auswertbares und zukunftssicheres System. Die Integration von SKR45 in DATEV erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Prüfern erheblich.
• Sayinc Consulting begleitet Sie bei jedem Schritt: Wir analysieren Ihre Buchhaltungsstruktur, implementieren DATEV und SKR45 nach Ihren Bedürfnissen und schulen Ihre Mitarbeitenden. Unser Ziel: ein rechtssicheres, effizientes Rechnungswesen – individuell, digital und zukunftsfähig.