Mit DATEV Belegfreigabe online steuern Sie Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen vollständig digital – vom Erfassen der Belege bis zur finalen Freigabe. Steuerkanzleien und Unternehmen erhalten dadurch einen klaren Überblick über alle offenen Rechnungen, verbessern die GoBD-Konformität und schaffen Transparenz im gesamten Ablauf. Das Zusatzmodul DATEV Belegfreigabe online comfort ermöglicht erweiterte Funktionen wie mehrstufige Freigabeprozesse, automatische Zuweisung von Belegen und Freigaben nach definierten Regeln sowie Gruppenfreigaben mit Vier-Augen-Prinzip. Sayinc & Kollegen unterstützt Sie bei der fachlichen und technischen Einführung dieser Lösung – von der ersten Analyse bis zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden.
Digitale Prozesse: Schluss mit zeitaufwändigen, manuellen Freigabeprozessen auf Papier oder per E-Mail. Mit DATEV Belegfreigabe online weisen Sie Belege blitzschnell den richtigen Personen oder Teams zur Freigabe zu. Jeder beteiligte Bearbeiter erhält nur die für ihn relevanten Rechnungen zur Bearbeitung und kann vor der Freigabe zusätzliche Informationen wie Kostenstellen oder Notizen erfassen. Die Freigabe kann bequem und ortsunabhängig erfolgen – sogar mobil von unterwegs.
Transparenz und Übersicht: Als zuständiger Zuweiser behalten Sie stets den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus eines Belegs und wissen jederzeit, wer den Beleg gerade prüft oder freigegeben hat. Freigeber und Freigabezeitpunkt werden lückenlos protokolliert. Alle Beteiligten arbeiten im gleichen System, was die Kommunikation im Freigabeprozess erleichtert und eine GoBD-konforme Dokumentation aller Prüfschritte gewährleistet.
Entlastung durch Automatisierung: Dank individuell konfigurierbarer Workflows können Belege automatisch zugewiesen werden. Wird ergänzend eine automatische Freigabe eingesetzt, müssen nur noch abweichende Belege manuell geprüft werden. Dadurch lässt sich der gesamte Freigabeprozess reibungslos und zeitsparend abwickeln. Im Ergebnis gelangen genehmigte Rechnungen direkt in die Finanzbuchführung und zur Bezahlung.
Mehrstufige Freigaben und Sicherheit: Mehrstufige Freigabeprozesse sowie Gruppenfreigaben mit Vier- oder Mehr-Augen-Prinzip reduzieren Fehler und schaffen zuverlässige Kontrollen. Durch ein klares Rollen- und Rechtekonzept ist jederzeit geregelt, wer welche Belege freigeben darf. Entscheidungen im Prüfprozess sind nachvollziehbar dokumentiert, sodass Ihre Freigabeprozesse revisionssicher ablaufen.
DATEV bietet die Belegfreigabe online in zwei Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang an: der Standard-Version und der Comfort-Version. Die Comfort-Variante bietet erweiterte Funktionen (z. B. mehrstufige Workflows, automatische Zuweisungen) und ist besonders für komplexe Anforderungen in Unternehmen geeignet. Im Zuge der Weiterentwicklung der Software sind weitere Kriterien für automatische Workflows geplant, sodass Sie auch künftige Prozesse optimal abbilden können.
Die digitale Rechnungs- und Belegfreigabe eignet sich für viele Szenarien in Kanzleien und Unternehmen – unter anderem:
Prüfungsketten für Eingangsrechnungen (mehrere Personen prüfen nacheinander)
Kostenträgerzuordnung direkt im Freigabeprozess
Mobile Freigabe von unterwegs über Smartphone oder Tablet
Vorgesetzten-Workflows mit Eskalationsstufen (automatische Vertretungsregelungen)
Getrennte fachliche und kaufmännische Prüfung desselben Belegs im Vier-Augen-Prinzip
u. v. m.
Sayinc & Kollegen begleitet Ihre Kanzlei oder Ihr Unternehmen bei allen Schritten der Einführung – sowohl fachlich als auch technisch. Unsere Leistungen im Überblick:
Analyse: Zunächst betrachten wir Ihre aktuellen Freigabeprozesse und Systeme. In einer ausführlichen Erstberatung werden Anforderungen geklärt und die technischen sowie organisatorischen Rahmenbedingungen geprüft.
Einrichtung & Konfiguration: Wir übernehmen die Einrichtung der Belegfreigabe online in Ihrer DATEV-Umgebung. Dazu gehören die Konfiguration der Erfassungsmaske (Definition relevanter Felder wie Kostenstellen, Notizfelder etc.), das Anlegen passender Workflows, Freigabewege sowie die Einrichtung des Rollen- und Rechtekonzepts.
Schulung: Ihre Mitarbeitenden werden praxisnah geschult, um die Nutzung der neuen digitalen Freigabeprozesse sicher zu beherrschen. Wir zeigen, wie man Belege gezielt zuweist und freigibt, sodass alle Anwender einen sicheren Eindruck vom Ablauf gewinnen.
Automatisierung: Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung individueller Workflow-Regeln zur automatischen Zuweisung und optionalen automatischen Freigabe. So können beispielsweise Kriterien wie Rechnungsbetrag, Belegart oder Geschäftspartner hinterlegt werden, um Freigaben teilweise zu automatisieren.
Kennenlerntermin & Anforderungsaufnahme: Wir lernen Ihre Organisation kennen und klären alle grundlegenden technischen und organisatorischen Fragen.
Prüfung der Voraussetzungen: Gemeinsam prüfen wir, ob die nötigen technischen und fachlichen Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. DATEV Unternehmen online als Basis, geeignete Hardware und Scanner).
Einrichtung der Lösung: Wir richten DATEV Belegfreigabe online comfort mit Ihnen zusammen ein. Dabei konfigurieren wir Freigabewege, Rollen, Rechte und Workflows passgenau zu Ihren Abläufen.
Schulung der Anwender: Ihre Mitarbeitenden (und ggf. Mandanten) erhalten eine Einführung – praxisnah direkt im System, damit sie Belege sicher prüfen und freigeben können.
Nachbetreuung & Support: Nach der erfolgreichen Einführung stehen wir für Rückfragen bereit. Falls sich im Alltag Fehler zeigen oder Anpassungen nötig werden, unterstützen wir Sie umgehend.
Steuerkanzleien: Kanzleien, die die Rechnungsprüfung ihrer Mandanten strukturierter, transparenter und effizienter gestalten möchten.
Unternehmen: Selbstbuchende Unternehmen, die digitale Workflows einführen oder bestehende Freigabeprozesse verbessern wollen, um stets den Überblick über ihre Belege zu behalten.
Unsere Leistungen orientieren sich an den Konditionen, die auf unserer Beratungsseite beschrieben sind. Einzelheiten zu Preisen und Paketen finden Sie hier: Beratungstermine.
Interesse an einer Einführung der DATEV Belegfreigabe online comfort? Wir unterstützen Sie bei der optimalen Umsetzung dieser Lösung in Ihrem Haus.
Planen Sie jetzt den nächsten Schritt für digitale Freigabeprozesse ohne Medienbruch. Buchen Sie für weitere Informationen einen unverbindlichen Beratungstermin – wir beraten Sie gerne persönlich zu den Möglichkeiten dieser Lösung und beantworten Ihre Fragen zu diesem Thema.