DATEV Auftragswesen next ist die moderne Cloud-Lösung von DATEV zum Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Gutschriften und weiteren Verkaufsbelegen – vollständig integriert in DATEV Unternehmen online (DUO). Als Nachfolger des bisherigen „DATEV Auftragswesen online“ (teils auch DATEV Auftragswesen online next genannt) wurde DATEV Auftragswesen next Ende 2024 endgültig eingeführt. Unternehmen können damit ihre Auftrags- und Rechnungsprozesse digital, effizient und rechtssicher gestalten. Auch gesetzeskonforme E-Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 (Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.0) lassen sich direkt über DATEV Auftragswesen next erstellen und versenden.
Als prämierter DATEV-Partner (Gewinner des DATEV Partner-Awards 2024) unterstützen wir von Sayinc & Kollegen Sie bei der Einführung von DATEV Auftragswesen next – von der Erstberatung über die technische Umsetzung bis zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Profitieren Sie von einer reibungslosen Umstellung auf die cloudbasierte Auftragsverwaltung und sichern Sie sich alle Vorteile der digitalen Belegabwicklung.
DATEV Auftragswesen next ist ein Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online und bietet Unternehmen eine intuitive, ortsunabhängige Anwendung für ihre Verkaufsprozesse. Nach dem Login über DUO finden Sie eine moderne Oberfläche vor, die auch auf Tablet und Laptop optimal bedienbar ist. Folgende Kernfunktionen und Eigenschaften zeichnen DATEV Auftragswesen next aus:
Alle wichtigen Belegtypen abdecken: Sie können alle gängigen Verkaufsbelege online erstellen und verwalten, darunter Angebote, Auftragsbestätigungen, Anzahlungen (Abschlagsrechnungen), Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen sowie Gutschriften. Jeder dieser Belegtypen lässt sich bei Bedarf in einen Folgebeleg überführen (z. B. ein Angebot direkt in eine Rechnung weiterführen).
E-Rechnungen nach EU-Standard: DATEV Auftragswesen next unterstützt den Versand elektronischer Rechnungen nach gesetzlichen Vorgaben. Direkt in der Software können E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 erzeugt und an Ihre Kunden versendet werden. Damit erfüllen Sie die EU-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und sind bestens auf die aktuelle E-Rechnungspflicht vorbereitet.
Individuelle Gestaltung der Belege: Hinterlegen Sie Ihr eigenes Briefpapier, Firmenlogo und gestalten Sie jedes Beleglayout nach Ihren Vorstellungen. Unterschiedliche Steuer- und Währungssätze lassen sich pro Beleg verwenden, und alle Dokumente können bei Bedarf auch zweisprachig (Deutsch/Englisch) ausgegeben werden. So bleiben Ihre Angebote und Rechnungen CI-konform und professionell.
Einfache Bedienung & mobil nutzbar: Die Oberfläche von DATEV Auftragswesen next ist übersichtlich und intuitiv zu bedienen, auch für Anwender ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. Als Cloud-Software läuft Auftragswesen next im Browser – Sie können also flexibel im Büro oder unterwegs (z. B. auf dem Tablet) arbeiten, ohne Installation. Alle Daten werden zentral und GoBD-konform in Ihrer DATEV-Cloud gespeichert und stehen Ihnen sowie Ihrer Steuerkanzlei jederzeit zum Zugriff bereit.
Automatisierter Versand & Mahnwesen: Versenden Sie Ihre Ausgangsbelege direkt aus DATEV Auftragswesen next per E-Mail an Ihre Kunden. Überfällige Rechnungen können zudem als Zahlungserinnerungen oder Mahnungen aus dem Programm heraus erstellt werden. Diese Funktionen erleichtern Ihr Mahnwesen und beschleunigen den Zahlungseingang.
Automatisierter Versand & Mahnwesen: Versenden Sie Ihre Ausgangsbelege direkt aus DATEV Auftragswesen next per E-Mail an Ihre Kunden. Überfällige Rechnungen können zudem als Zahlungserinnerungen oder Mahnungen aus dem Programm heraus erstellt werden. Diese Funktionen erleichtern Ihr Mahnwesen und beschleunigen den Zahlungseingang.
Nahtlose Integration in die Buchhaltung: Da Auftragswesen next Teil von DATEV Unternehmen online ist, werden alle Belege revisionssicher im Belegarchiv von DUO abgelegt. Ihre Ausgangsrechnungen können Sie für die Finanzbuchführung bereitstellen und via Belegtransfer ins DATEV Rechnungswesen übernehmen. So entfällt das manuelle Übertragen in externe Systeme – Angebote, Lieferscheine und Rechnungen sind medienbruchfrei mit der Buchhaltung verknüpft. Fehler durch doppelte Erfassung gehören der Vergangenheit an.
Warum lohnt sich der Einsatz von DATEV Auftragswesen next? Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der schlanken Lösung, um Angebote und Rechnungen effizienter zu erstellen. Typische Herausforderungen wie hoher manueller Aufwand, Fehlerquellen in Word-/Excel-Rechnungen oder Unsicherheiten bei GoBD und E-Rechnungsformaten werden durch Auftragswesen next adressiert. Die digitale Verkaufsabwicklung wird beschleunigt und rechtssicher, während alle Beteiligten – vom Unternehmer bis zum Steuerberater – dank Auftragswesen next jederzeit denselben Datenstand online einsehen können.
Zusätzlich wird DATEV Auftragswesen next laufend weiterentwickelt: Neue Funktionen wie Beleganhänge, erweiterte Such- und Filtermöglichkeiten oder wiederkehrende Sammelrechnungen werden regelmäßig ergänzt. Damit bleibt Ihre Auftragsbearbeitung zukunftssicher und passt sich den wachsenden Anforderungen an.
Um DATEV Auftragswesen next einsetzen zu können, benötigen Sie:
einen aktiven Vertrag für DATEV Unternehmen online (sowohl für Ihre Kanzlei als auch für Ihr Unternehmen),
einen Vertrag für DATEV Auftragswesen next (je Mandant/Unternehmen),
ein persönliches DATEV Zugangsmedium wie SmartLogin oder mIDentity-Stick zur Anmeldung,
sowie einen eingerichteten Bestand in Belege online für die digitale Belegablage.
Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann DATEV Auftragswesen next vollständig genutzt werden. Wir unterstützen Sie gerne dabei, die nötigen Verträge einzurichten und die technischen Voraussetzungen gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei abzuklären.
Wie läuft die Auftragsabwicklung mit DATEV Auftragswesen next konkret ab? Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Handwerksbetrieb erstellt in Auftragswesen next zunächst ein Angebot für einen Kunden. Der Kunde nimmt das Angebot an – mit einem Klick wandelt der Betrieb das Angebot in eine Auftragsbestätigung um. Nach Lieferung der Ware oder Abschluss der Arbeiten entsteht daraus eine Rechnung. Diese Rechnung versendet er direkt als E-Rechnung über Auftragswesen next im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung) an den Kunden. Sämtliche Belege – vom Angebot bis zur finalen Rechnung – werden automatisch in DATEV Unternehmen online archiviert und sind dort jederzeit abrufbar. Der Betrieb spart dadurch Zeit, vermeidet Fehler durch manuelle Übertragungen und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation. So sieht ein effizienter, digitaler Prozess in der Praxis aus.
Die Implementierung von DATEV Auftragswesen next in Ihrem Unternehmen sollte gut geplant und professionell begleitet werden. Als DATEV Corporate Partner mit Spezialisierung auf digitale Buchhaltungsprozesse bieten wir von Sayinc & Kollegen Ihnen ein ganzheitliches Leistungspaket – von der ersten Analyse bis zur laufenden Betreuung. Unsere Leistungen im Überblick:
01
03
02
Wir gestalten ein maßgeschneidertes Prozessdesign für die künftige Nutzung von DATEV Auftragswesen next in Ihrem Betrieb. Dabei definieren wir u. a. die Abläufe für Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Rechnungsstellung und ggf. Abschlagsrechnungen. Wir berücksichtigen Ihre internen Freigabeprozesse, die Integration mit DATEV Unternehmen online sowie den Datenfluss zum Rechnungswesen. Ziel ist ein effizienter, digitaler Prozess ohne Medienbrüche – von der Auftragserteilung bis zur Verbuchung. Unsere Experten richten außerdem die notwendigen Zugänge (z. B. DATEV SmartLogin) ein und koordinieren die Umstellung in Absprache mit Ihrer Steuerkanzlei.
04
Eine neue Software entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn alle Anwender sie sicher bedienen können. Daher bieten wir umfassende Schulungen für Sie und Ihre Mitarbeitenden an. In praxisnahen Workshops (vor Ort oder online) vermitteln wir die Bedienung von Auftragswesen next Schritt für Schritt. Ihre Mitarbeiter lernen, wie sie Angebote und Rechnungen anlegen, E-Rechnungen versenden, Kundendaten pflegen, Artikel verwalten und Abschlagsrechnungen bzw. Schlussrechnungen korrekt erstellen. Natürlich gehen wir auch auf Ihre Fragen ein, z. B. zur Rechnungsnummernvergabe oder zur Nutzung der Auswertungen. Nach unserer Schulung können Sie das Programm eigenständig und effizient im Arbeitsalltag einsetzen.
05
Auch nach dem Go-Live lassen wir Sie nicht allein. Im Rahmen der Nachbetreuung stehen wir Ihnen bei Fragen oder Problemen rund um DATEV Auftragswesen next zur Seite. Wir überprüfen auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen in den ersten Wochen die korrekte Anwendung – etwa ob die Belegablage in DUo funktioniert, die Zahlungstransfers ins Rechnungswesen klappen und alle Nutzer zurechtkommen. Falls Anpassungen erforderlich sind (z. B. weitere Layoutänderungen oder neue Mitarbeiterzugänge), setzen wir diese zeitnah um. Durch unsere Nachbetreuung stellen wir sicher, dass Sie langfristig das Beste aus Auftragswesen next herausholen und Ihre digitalen Prozesse reibungslos laufen.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie diese Lösung in Ihrem Unternehmen einführen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin – wir sind gerne für Sie da.