Was Ihre DATEV-Software kann – aber Ihnen niemand zeigt

Einleitung

Viele Kanzleien und Unternehmen arbeiten täglich mit DATEV. Doch obwohl die Software für das digitale Rechnungswesen, Lohnabrechnung und Steuerberatung konzipiert wurde, nutzen viele nur einen Bruchteil ihrer Funktionen. Der Grund: Wichtige Features bleiben oft unentdeckt – sei es aus Zeitmangel, fehlender Schulung oder weil sie schlichtweg nie gezeigt wurden.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die „unsichtbaren“ Stärken von DATEV: Funktionen, die Ihnen den Alltag massiv erleichtern, Zeit sparen und die Qualität Ihrer Arbeit erhöhen können.

1. Automatisierungen in DATEV Rechnungswesen nutzen

Wussten Sie, dass viele Prozesse in DATEV automatisiert ablaufen könnten? Die meisten Nutzer:innen buchen Belege manuell, obwohl es wiederkehrende Vorgänge gibt, die mit Buchungsvorlagen oder automatisierten Regeln abgebildet werden könnten.

Funktionen, die Sie kennen sollten:

• Buchungsvorlagen für Standardgeschäftsfälle
• Regelwerke für Belegzuordnungen (z. B. aus Unternehmen online)
• Automatische OP-Ausgleiche bei Zahlungseingängen

Vorteil: Weniger Fehler, schnelleres Buchen, einheitlichere Kontierung.

2. Digitale Zusammenarbeit mit Mandant:innen optimieren

Mit DATEV Unternehmen online steht ein starkes Tool zur Verfügung, das den Austausch mit Mandant:innen komplett digitalisiert. Doch viele Kanzleien nutzen das System nur zur Belegablage.

Versteckte Möglichkeiten:

• Digitale Kassenführung mit Live-Kontrolle
• Erinnerungsfunktionen für fehlende Belege oder Zahlungen
• Workflow-Funktionen für Rechnungsfreigabe

Vorteil: Entlastung der Kanzlei, mehr Transparenz beim Mandanten, weniger Nachfragen.

3. Auswertungen, die mehr können als BWA

Viele denken bei DATEV-Auswertungen an die BWA und vielleicht noch den OPOS-Ausweis. Doch die Software bietet viel mehr:

Diese Tools sollten Sie kennen:

• Controllingreport: verdichtete Kennzahlen für die Unternehmensleitung
• Kennzahlenvergleich: Analyse mehrerer Perioden mit Ampellogik
• Grafische Auswertungen: visuelle Darstellung für bessere Gesprächsführung

Vorteil: Fundierte Beratung, bessere Vorbereitung auf Bankgespräche, höherer Mandantenwert.

4. Sicherheit & Zugriffsrechte sinnvoll steuern

Kaum jemand nutzt die granularen Berechtigungsfunktionen in DATEV voll aus. Dabei kann eine gut strukturierte Rechtevergabe Fehler vermeiden und die Datensicherheit erhöhen.

Was möglich ist:

• Rollenspezifische Berechtigungen (z. B. für Auszubildende)
• Temporäre Freigaben bei Vertretungen
• Protokollierung aller Zugriffe für Revisionssicherheit

Vorteil: Minimiertes Risiko, klar definierte Verantwortlichkeiten.

Warum diese Funktionen im Alltag oft übersehen werden

Trotz des enormen Potenzials bleiben viele dieser Funktionen im Arbeitsalltag ungenutzt. Die Gründe sind vielfältig:

• Schulungsdefizite: Neue Mitarbeitende werden oft nur oberflächlich eingearbeitet. Die versteckten Tools werden kaum thematisiert.
• Zeitdruck: Im Tagesgeschäft bleibt selten Zeit, sich mit neuen Funktionen auseinanderzusetzen.
• Tool-Müdigkeit: Wer viele Systeme bedienen muss, beschränkt sich auf das Nötigste – aus Selbstschutz.
• Fehlende Kultur der Optimierung: In manchen Unternehmen fehlt das Mindset, kontinuierlich Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern.

Dabei ließe sich durch gezielte Maßnahmen – wie interne Schulungsreihen, regelmäßige Tool-Updates und externe Audits – ein erheblicher Mehrwert generieren.

Schnell-Check: Nutzen Sie DATEV schon effizient?

1. Erstellen Sie regelmäßige Auswertungen über den Controllingreport?
2. Arbeiten Sie mit Buchungsvorlagen für wiederkehrende Geschäftsvorfälle?
3. Nutzen Sie DATEV Unternehmen online für Workflows mit Mandant:innen?
4. Haben Sie Benutzerrechte klar nach Rollen vergeben?

Wenn Sie mehr als zwei Fragen mit „Nein“ beantworten, verschenken Sie Potenzial.

Fazit: Wer mehr weiß, arbeitet besser

DATEV bietet mehr als nur Standardbuchhaltung. Die Software ist ein umfassendes digitales Ökosystem – wenn man es zu nutzen weiß. Wer sich mit den verborgenen Funktionen auseinandersetzt, kann Prozesse optimieren, Beratung verbessern und sich als digitale Vorreiter:in positionieren.